Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger, der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.
Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra foreningens legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.
CISV Danmark er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning.
Formålet med CISV Danmarks, herunder lokalforeningernes, persondatapolitik er at redegøre for, hvordan vi generelt håndterer personlysninger i forbindelse med CISV Danmarks arbejde. Vi respekterer derfor og lever op til alle reglerne i Persondataforordningen.
Vi behandler personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel), som fx at:
vi som forening har en (legitim) interesse i at behandle dine oplysninger
det er nødvendigt for, at vi kan opfylde en aftale med dig
loven stiller krav om, at vi behandler dine oplysninger
du har givet samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens medlemmer er at:
behandle medlemsoplysninger – herunder at opkræve kontingent og sende nyhedsbrev
vi kan drive foreningens aktiviteter, herunder planlægge, gennemføre og følge op på dem
opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven
kunne levere varer og ydelser, du har bestilt
administrere din relation til foreningen.
Formålene med at behandle oplysninger om foreningens frivillige er at:
vi kan koordinere og håndtere frivilliges opgaver i foreningen
vi har overblik over og kan udvikle frivilliges erfaringer og kompetencer, herunder give tilbud om fx kurser og kompetenceudvikling
opfylde lovgivning, herunder krav i serviceloven (fx kravet om at indhente børneattest på frivillige (og andre) som arbejder med børn under 15 år)
kunne udbetale transport og rejsegodtgørelser, refusion og lignende
administrere din relation til foreningen.
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger, sker det alene på baggrund af foreningens berettigede og legitime interesser, som er at:
håndtere dine medlemsrettigheder (fx på generalforsamlingen) i henhold til foreningens vedtægter
du kan opfylde dine forpligtelser som medlem af foreningen, herunder betale kontingent mv.
kunne planlægge og afholde sociale arrangementer og aktiviteter samt følge op herpå
kunne vise situationsbilleder fra konkret aktivitet eller arrangement i foreningen
bevare oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
kunne udbetale løn og godtgøre udlæg.
Det er CISV Danmarks målsætning, at personlige oplysninger for vores deltagere, frivillige, ansatte og alle instanser af CISV Danmark beskyttes, uanset hvorfra disse oplysninger indsamles, hvordan de opbevares, videreformidles eller anonymiseres/slettes.
De overordnede principper i CISV Danmarks persondatapolitik er:
Vi indsamler kun personlige data, som er nødvendige for effektivt at kunne servicere samt sikre forpligtelserne over for medlemmer, tilskudsydere, ansatte og frivillige.
Ved oprettelse af profil/medlemskab informeres om vores persondatapolitik.
Vi sikrer, at kun de personer internt i CISV Danmark, hvis ansvarsopgaver indebærer et behov for behandling af persondata, har adgang til disse.
Vi bevarer kun data, så lang tid det er nødvendigt i forbindelse med CISV Danmarks arbejde og opgaver, se nærmere under pkt. 5.
Vi behandler data på en sikker og betryggende måde, både teknisk og menneskeligt under skyldig hensyntagen til klare og saglige formål og legitime interesser.
Vi videregiver ikke persondata til brug i andre sammenhænge, end hvad der er relevant for CISV's arbejde. Personfølsomme data er til internt brug i CISV, og vi videregiver kun personfølsomme data til tredjepart, når det er begrundet i lovgivning, tilskudsregler o.l. Et eksempel er CPR-numre, der videregives til politiet i forbindelse med indhentning af lovpligtige børneattester som beskrevet i dokumentet Børne- og straffeattester samt tavshedserklæringer samt i øvrigt på siden Børne- og straffeattester.
I forbindelse med oprettelse af en profil eller et medlemskab i vores medlemsportal behandler vi almindelige personoplysninger: navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nummer/fødselsdato, indmeldelsesdato og køn.
I forbindelse med et medlems frivillige aktiviteter i foreningen behandler vi ovennævnte almindelige personoplysninger samt oplysninger om eventuelle strafbare forhold (børne- og straffeattester) og personfølsomme oplysninger som fx helbredsoplysninger, fødevareallergier, brug af medicin o.l.
Endelig behandler vi for aktive frivillige oplysninger om tillidsposter på foreningens hjemmeside samt persondata i form af bankkontonummer fx til refusion af udlæg. Desuden administrerer vi fx betalingsoplysninger (beløb, dato, specifikt betalings-ID) for tilmeldte deltagere eller lignende, der er nødvendigt i relation til regnskabsloven eller anden lovgivning.
CISV Danmark behandler således persondata, der er nødvendige for at kunne kommunikere med og administrere medlemmer samt for at kunne bruge dem som grundlag for økonomisk tilskud eller indhentning af lovpligtige børneattester i forbindelse med foreningens virke. Oplysningerne er dermed nødvendige i CISV Danmarks daglige drift.
Ved deltagelse på internationale eller nationale camps eller andre CISV-relaterede aktiviteter (gælder både deltagere og andre frivillige, udenlandske såvel som danske), behandler vi almindelige personoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, CPR-nummer/fødselsdato, indmeldelsesdato og køn. Vi behandler ligeledes personfølsomme oplysninger om fysisk og mentalt helbred, brug af medicin, adfærd, fødevareallergier og særlig diæt, så der nødvendigvis kan tages hensyn til disse i den tidsbegrænsede periode som aktiviteten varer. Ved nationale aktiviteter deles oplysningerne med den afholdende lokalforening. Ved internationale aktiviteter deles oplysninger om danske deltagere med CISV International samt den afholdende lokalforening i det CISV-medlemsland, hvor den givne aktivitet afholdes.
Ligeledes behandler vi i forbindelse med konkrete sager persondata i forbindelse med CISV Danmarks og CISV International's politikker og procedurer for risikostyring, fx om adfærd i strid med CISV's adfærdskodeks eller lovgivning, sygdomstilfælde o.l. Disse oplysninger kan modtages fra medlemmet selv, medlemmer i CISV Danmark eller i andre CISV-medlemslande og/eller CISV International. Oplysningerne modtages typisk af CISV Danmarks National Risk Manager, risk manager(s) og/eller kontaktperson(er) i de(n) relevante lokalforening(er), andre frivillige i CISV Danmark, og/eller CISV International, afhængig af hvem afsenderen måtte dele oplysningerne med. Sådanne persondata kan blandt andet behandles i forbindelse med udarbejdelse og modtagelse af samt opfølgning på en Incident Report Form, som er CISV International’s standardformular til brug for obligatorisk rapportering om hændelser og bekymringer i forbindelse med CISV-aktiviteter.
I forbindelse med ansættelse i CISV Danmark behandler vi medarbejderens persondata, afgivet af medarbejderen eller persondata, vi modtager fra andre kilder, fx skatteoplysninger ved udbetaling af løn.
Hvis der gives samtykke, behandler CISV Danmark oplysninger som fx et portrætbillede på profilen i medlemsportalen, som medlemmet selv uploader. Hvis ikke samtykke gives, behandles disse oplysninger ikke.
Dine rettigheder
Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder. Du har ret til at:
blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det, vi oplyser dig om i denne persondatapolitik (som forening har vi oplysningspligt)
få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)
få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
flytte dine oplysninger – dvs., at vi skal udlevere de oplysninger, vi har om dig, i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet).
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os – se pkt. 7. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.
Når vi behandler oplysninger om dig, sker det ofte på et andet lovligt grundlag end dit samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge under 15 år, vurderer vi, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn, fra og med de er fyldt 13 år, selv afgive samtykke.
Vi videregiver ikke oplysninger om dig til andre uden for foreningen – fx til brug for markedsføring – uden dit samtykke.
Hvis der opstår et databrud i vores systemer, eller hvis alle/nogle personoplysninger bliver stjålet, hacket eller på anden måde kompromitteret, kontakter vi relevante myndigheder, herunder Datatilsynet og evt. politiet.
CISV Danmarks profiler på Instagram og Facebook samt cisv.dk bruges til at synliggøre og profilere CISV Danmarks arbejde, herunder vores frivilliges engagement i aktiviteter. Persondata og herunder fotos af personer, der lægges op af CISV Danmark på sociale medier og cisv.dk, håndteres i overensstemmelse med gældende lovgivning på området og følger CISV Danmarks persondatapolitik.
Enhver person, der har oprettet en profil eller et betalt medlemskab i CISV Danmark via cisvportal.dk, kan tilgå deres egen brugerprofil for at rette eventuelle forkerte oplysninger i tilfælde af fx ny adresse, navneskifte mv. Ønsker man ikke længere at have en profil eller at være medlem, kan man skrive til office@dk.cisv.org for sletning af profilen/medlemskabet. Dog er det sådan, at man forbliver medlem indtil udgangen af det pågældende år, af hensyn til medlemstallet, hvorpå der baseres økonomisk tilskud til foreningen.
Vi opbevarer personoplysninger om dig så længe, vi har behov herfor for at varetage de ovenfor angivne formål, og senest indtil de nedenfor angivne sletningstidspunkter.
Medlemmer: Vi sletter oplysninger om dig fem år efter ophør af medlemskab. Dette sker ved udgangen af det år, hvor vores arkivpligt ophører.
Frivillige: Vi sletter oplysninger om dig et halvt år efter at dit frivillige arbejde ophører eller med udgangen af det år, hvor vores arkivpligt ophører.
Ansatte: Vi opbevarer personfølsomme oplysninger om dig i henhold til gældende lovgivning.
Vi opbevarer oplysninger (i anonymiseret form) på såvel medlemmer, frivillige og brugere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Yderligere oplysninger – herunder hvordan persondatapolitikken mere specifikt og konkret administreres – kan fås ved henvendelse til CISV Danmarks data-kontaktperson, som er:
Kontaktperson: Formand Rikke Juel Enemærke Adresse: Skyttevej 2, 5466 Asperup
CVR: 27629172
Telefonnr.: 26740263
Mail: president@dk.cisv.org Hjemmeside: www.cisv.dk
Denne persondatapolitik gælder for alle med en profil eller et medlemskab i CISV Danmark, ansatte samt øvrige, hvis persondata vi bruger i CISV's arbejde. Der orienteres om persondatapolitik ved oprettelse af profil/medlemskab, og persondatapolitikken vil altid være at finde på vores hjemmeside: https://www.cisv.dk/om-cisv/vilkaar-og-betingelser/.
Persondatapolitikken revideres løbende af CISV Danmarks Landsledelse i overensstemmelse med gældende lovgivning på området og under hensyntagen til ændringer i CISV Danmarks procedurer.
