For at deltage i et CISV-program forudsættes det, at man er betalende, aktivt medlem jf. § 3 i CISV Danmarks vedtægter. Betaling af såvel medlemskab som aktiviteter og programmer foregår i CISV Danmarks medlemsportal.
Adfærd
CISV Danmark er en national forening under CISV International. CISV International har udformet adfærdskodekser for opførsel, som alle medlemmer i CISV Danmark skal efterleve. God og passende opførsel forventes af alle deltagere og frivillige i alle givne situationer.
Det er de enkelte programmer, der beslutter hvilke supplerende regler, der skal gælde under programmet. Derfor kan det variere fra program til program, hvad deltagerne må. Reglerne meddeles typisk til deltagerne i det tilsendte pre-camp-materiale. Det er vigtigt, at deltageren kender til, respekterer og aktivt bakker op om disse regler.
Ansøgning og tildeling af plads på et internationalt CISV-program
Der ansøges via ansøgningsskema på cisv.dk. Pladser tilbydes af CISV Danmark, og deltagelse skal bekræftes aktivt ud fra de anvisninger, der gives ved tildeling af pladsen. Herefter modtager deltageren invitation til betaling i CISV Danmarks medlemsportal.
Deadline for betaling af deltagergebyr skal overholdes. Hvis der ikke sker rettidig indbetaling, kan deltagerens plads gives videre. Vær opmærksom på, at der ikke sendes en rykker, så ansvaret for rettidig betaling er alene deltagerens.
Hvis man ikke får en plads på et program, er der mulighed for at komme på en venteliste, og deltageren kontaktes, hvis der opstår en plads.
For alle relevante deltagere indhenter CISV Danmark børne- og/eller straffeattester – se mere i Procedure for børneattester, straffeattester og tavshedserklæringer.pdf.
Frivillighed
Det er en forudsætning, at aktive medlemmer yder en aktiv frivillig indsats i forbindelse med de mange aktiviteter, der afholdes af CISV Danmark. Lokalforeningerne fastsætter det antal vagter, man som minimum skal påtage sig det pågældende år. Hvis man selv er forhindret i at tage vagter, forventer CISV Danmark, at man sender en anden frivillig i ens sted.
Forberedelse af programmer
Alle deltagere skal involvere sig aktivt i forberedelserne til et program, herunder deltage i uddannelsesweekender og forberedende møder. Det forventes, at forældre i delegationer bakker lederne op og både praktisk og emotionelt understøtter deres indsats.
Transport
Nationale programmer
Ved afholdelse af nationale programmer er det en lokalforening og et udvalg, der i fællesskab arrangerer og fastlægger transport til og fra campsite. I nogle tilfælde er der en betaling tilknyttet transporten. Andre gange indgår transporten i det fastlagte deltagergebyr.
Internationale programmer
Børneby (Village), Youth Meeting og Step Up – delegationer med leder
Børneby, Youth Meeting og Step Up er de programmer i CISV Danmark, der kendetegnes ved, at man rejser med en delegation og en leder. Udgifter til både rejse og camp er indeholdt i det betalte deltagergebyr. Det nationale rejsepuljeudvalg vælger rejsetidspunkt og -form. Rejsebestilling er derfor alene CISV Danmarks ansvar.
Enkeltdeltagere
Det påhviler den individuelle deltager (JC / Seminar Camp’er) at bestille og koordinere egen rejse. Rejsebestilling er derfor ikke CISV Danmarks ansvar.
Det er også deltagerens eget ansvar, at gennemlæse og vurdere tilbuddet omkring NGO billetter (læs mere her). CISV Danmark har en særaftale med Unitas Rejser, der tilbyder denne billettype. Hvis deltageren undlader at følge disse anbefalinger om NGO-billetter, er det på eget ansvar og dermed udgift, hvis rejseplanerne skal ændres, fx i forbindelse med pludselig opstået sygdom, hjemsendelse mv.
Der er i CISV International deadlines for ændring af programmer, hvorfor den tidligste dato for bestilling af rejse oplyses af den enkelte kontaktperson på det konkrete program.
Forsikring
Alle deltagere i et CISV-program er automatisk dækket af CISV International’s Travel Insurance. Præmien til denne forsikring dækkes af det indbetalte deltagergebyr. CISV Danmark opfordrer dog til, at man som deltager også undersøger dækningen hos eget forsikringsselskab.
Sygdom
Hvis en tilmeldt deltager bliver syg, 1) før programmet skal afholdes og derfor ikke kan deltage eller 2) under afholdelse af programmet og må afbryde sit ophold, tilbagebetales deltagergebyr ikke. Erstatningskrav for udgifter henvises til enten CISV International’s Travel Insurance (via forsikringsselskabet Intana) eller til egen forsikring. Det påhviler alene deltageren at håndtere forsikringsspørgsmål.
Aflysning på deltagers initiativ
Hvis en deltager ønsker at afbestille sin plads på et program, tilbagebetales den indbetalte pris for deltagelse i programmet ikke. Købet er undtaget fra den almindelige 14-dages fortrydelsesret i henhold til Forbrugeraftaleloven, da der er tale om en samling af ydelser, som omfatter flere ydelser såsom transport, indkvartering og eventuelt andre aktiviteter. Når du gennemfører købet, accepterer du, at aftalen er bindende og ikke kan fortrydes.
Ændret destination eller programdatoer
Hvis et oprindeligt tilbudt program ændres til et alternativt program, stilles deltageren frit til at aflyse sin deltagelse inden for en kort betænkningsfrist.
Accepteres det nye tilbud, hæfter deltageren herefter for den nye rejse. Deltagergebyr for det oprindelige program tilbagebetales, og der betales for det nyoprettede program med en kort betalingsfrist. Accepteres det nye tilbud ikke, tilbagebetales deltagergebyr fraregnet et administrationsgebyr på 500 kr.
Aflysning på CISV’s initiativ
CISV International aflyser
CISV International kan aflyse et program. CISV Danmark vil i videst mulig udstrækning bestræbe sig på at tilbyde en alternativ destination. Lykkes dette ikke, tilbagebetales deltagergebyr fraregnet et administrationsgebyr på 500 kr.
CISV Danmark aflyser
CISV Danmark kan aflyse et program. CISV Danmark tilbagebetaler deltagergebyr fraregnet et administrationsgebyr på 500 kr.
Hvis CISV Danmark på baggrund af en konkret risikovurdering (se pkt. 13) trækker en delegation/deltager ud af et program, henviser CISV Danmark evt. erstatningskrav til CISV International’s Travel Insurance (via forsikringsselskabet Intana) og/eller til egen forsikring. I tilfælde hvor forsikringsselskaberne giver afslag på refundering, kan dokumentation for dette fremsendes til CISV Danmark, hvorefter CISV Danmark dækker beløbet fraregnet et administrationsgebyr på 500 kr.
CISV Danmark afviser en deltager
I helt særlige tilfælde kan CISV Danmark erfare, at en deltager ikke lever op til 1) CISV International’s adfærdskodeks eller 2) hvad man med rimelighed kan forvente af den pågældende deltagers alder og/eller 3) hvad man med rimelighed kan bede en leder tage ansvaret for på programmet. Det kan fx være pga. tilbageholdelse af relevante informationer om fysiske eller psykiske forhold.
CISV Danmark må i så fald afvise deltageren. Det vurderes alene af CISV Danmark med evt. professionel sparring, om sådanne forhold kan have en negativ påvirkning for deltageren selv/delegationen/lederen/programmets afvikling. Hvis afvisningen sker inden programmets start, tilbagebetales deltagergebyr fraregnet et administrationsgebyr på 500 kr.
Afbrydelse af program i utide
I helt særlige tilfælde kan en deltager sendes hjem under programmet. Hensigten med en hjemsendelse vil altid være at sikre den personlige og gruppens samlede trivsel samt en god afvikling af programmet. Hvis CISV International eller CISV Danmark vælger at sende en deltager hjem, kan det ske på baggrund af (men er ikke begrænset til):
Hvis en deltager må forlade et program i utide, påhviler udgifterne i forbindelse med hjemsendelse alene deltageren, og deltagergebyr tilbagebetales ikke. CISV Danmark henviser evt. erstatningskrav til CISV International’s Travel Insurance eller til egen forsikring.
Rejsevejledning
CISV International har destinationer mange steder i verden, og enkelte af disse befinder sig i regioner, hvor der kan være politisk ustabilitet, hyppige naturkatastrofer eller lignende. CISV udarbejder en risikovurdering, når et program afholdes.
Alle, der rejser med CISV Danmark, skal registreres på Danskerlisten under Udenrigsministeriet.
Force majeure
CISV Danmark er ikke ansvarlig for manglende eller forsinket opfyldelse af nogen af vores forpligtelser, som skyldes begivenheder uden for vores rimelige kontrol – force majeure.
Hvis et program bliver aflyst pga. force majeure, eller en delegation ikke kan deltage i programmet pga. force majeure, henviser CISV Danmark evt. erstatningskrav til CISV International’s Travel Insurance eller til egen forsikring.
Force majeure omfatter enhver handling, begivenhed, manglende begivenhed, undladelse eller ulykke uden for vores rimelige kontrol og omfatter især (men er ikke begrænset til) følgende:
i) strejke, lockout eller andre kollektive kampskridt
ii) civile uroligheder, oprør, invasion, terrorangreb eller trussel om terrorangreb, krig (uanset om den er erklæret eller ej) eller trussel om eller forberedelse til krig
iii) brand, eksplosion, uvejr, oversvømmelse, jordskælv, sammensynkning, epidemi eller anden naturkatastrofe
iv) umuliggørelse af brug af jernbaner, skibe, fly, biltransport eller andre offentlige eller private transportmidler
v) umuliggørelse af brug af offentlige eller private telenetværk
vi) en regerings handlinger, dekreter, lovgivning, forordninger eller begrænsninger.
Vacciner
Det påhviler deltageren at få de anbefalede vacciner til den pågældende destination.
Ved deltagelse i et internationalt program kræver CISV International, at deltageren som minimum har følgende vacciner: Difteri, Stivkrampe, Kighoste, Polio, Mæslinger og Røde Hunde. Hvis man har fulgt det danske børnevaccinationsprogram, er man dækket.
Vacciner dokumenteres i den obligatoriske Health Form, der skal uploades på myCISV forud for rejsen. Se regler for undtagelser. Vær opmærksom på, at der kan være yderligere anbefalede vacciner til nogle destinationer. Tjek anbefalinger på rejse.ssi.dk.
Pas og visum
Det påhviler den enkelte deltager at have gyldigt pas (med evt. minimumsgyldighed til det pågældende land) og evt. øvrige påkrævede dokumenter for rejsens gennemførelse, fx visum.
Utilsigtede hændelser
Enhver utilsigtet hændelse i forbindelse med et CISV-program bliver rapporteret i en Incident Report (IRF) til både CISV International og CISV Danmark. Ikke alt kræver fuld rapportering, men større hændelser, der har involveret overtrædelse af CISV’s adfærdskodekser eller hvor CISV har haft kontakt med politi, hospital eller andre myndigheder, er obligatoriske at indberette.
CISV Danmark behandler alle indsendte oplysninger under fuld tavshedspligt, og det er CISV’s ansvar at følge op på alle indberettede hændelser.
Personoplysninger
CISV Danmark overholder persondataloven – se mere i Persondatapolitik. Desuden har CISV Danmark udformet en tavshedserklæring, som alle på ansvarlige poster underskriver og forpligter sig til at overholde –se mere i procedure for børneattester, straffeattester og tavshedserklæringer.
